《寄發存證信函》

1.寫好後影印兩份(連正本共三份,如果收件人有兩人以上,有幾個收件人就多印幾份,有副本收件人要寄的時候,也是按多少人,就印多少份),每一份有兩張以上時,還要再分別裝訂好。 

2.書寫完成後應詳加檢查,記得要在每一份的存證信函上簽名或蓋章,再帶著本人身分證、印章及現金(第一頁50元,其餘每頁25元)到郵局存證信函窗口以雙掛號寄發,要注意的是郵局承辦人員只會從形式上加以檢查,像是有沒有錯字、用印了沒、日期是否填寫等等,經檢查無誤後即受理寄  出。

3.信裡存證信函的寄件人收件人住址必須和信封上記載的相同。

4.如果存證信函有附件的話,限與存證信函有關的文件,例如催告清償債務時,可附上借據或債務人供擔保的本票影本。正本有附件時,副本也必須具備附件。

5.存證信函以雙掛號郵寄後記得向郵局拿回掛號收執聯。如果對方有簽收的話,你會收到簽收回執,當然也可以到郵局去查閱簽收紀錄。

6.完成以上的步驟後,就等收件回執收到後,看對方的反應了!先充實好自己的法律知識,如果真的難以處理,只好再尋求另外的方式解決囉!例如請教律師或尋求調解委員會調解等。

《其他注意事項》

1.存證信函限用本國文字書寫,每格限寫1字,述及外國人名或事物名稱須引用原文時,才可以用外國文字書寫。

2.務必留意收件回執是否收到,以確保自己權益不致受損。

3.如何申請查閱存證信函?

存證信函的副本,自交寄日起,郵局會保存3在3年保存期限內,寄件人得交驗原執據,向原交寄郵局按申請時現行存證費半數交付查閱費來申請查閱或另具副本申請證明;如果原憑證遺失或喪失,仍得以其本人的身分證明來申請。 

期滿後郵局就會銷燬存證信函,但是寄件人所持有的副本,如果能妥善保存的話,因為存證信函上已經蓋有郵局日戳及編號,所以縱使於發信3年以後發生紛爭,寄件人仍然可以用來作為訴訟上強而有力的證據。

4.存證信函有二頁以上時,寄件人不一定要在存證信函上蓋騎縫章,寄件人加蓋騎縫章,固然可以防止他人抽頁、竄改;但郵局並未強行規定寄件人必須加蓋騎縫章,因為不論寄件人是不是有蓋騎縫章,郵局都會在騎縫處加蓋郵戳

5.完成存證信函書寫後,不可以作成檔案經由電子信箱寄給對方,因為只有交給郵局寄發才算是存證信函,所以寄件人只有透過郵局送達對方一途。

6.讀者也許會問,萬一不知對方的住址,或對方很聰明,故意拒收存證信函或招領逾期存證信函沒有送達被退回來的話,接下來該怎麼辦?換言之,一般人寄送存證信函的目的,不外乎是要保留「對方已經收到」的證據。

Q.可是,如果掛號郵件的收信人不在家,郵局最多只會放一張通知單在信箱內,如果是因為收信人故意不收,存證信函是不是就等於廢紙了呢?

如果存證信函收件人確實沒有簽收(例如:查無此人或遷移新址不明),而內容是法律上非常重要的通知或催收時效的問題,寄件人應該即刻斟酌針對具體的法律關係,向法院提起訴訟

提起訴訟後,如果原告確實不知道收件人(即起訴後的被告)戶籍所在地的話,關於訴訟上的文書(包括書狀及書狀中記載通知的事項),就可以利用訴訟中的「公示送達」程序作為送達的依據,讓通知或催告的行為在法律上發生一定的效果。

請讀者參閱民法第97條民事訴訟法第149條有關公示送達的規定。

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20123月出版

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