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其實存證信函很容易寫，大家可以依下面的教學自行完成，在絕大多數的法律關係上，就不必花大錢找律師代筆囉！

1.存證信函的格式

首先到郵局購買郵局印好的存證信函用紙或以「其他同格式紙張」(例如將存證信函用紙自行影印)來書寫；以其他同格式紙張所寫的存證信函，它的格式要符合A4尺寸大小；也可以上郵局的網站去下載存證信函的格式後，在電腦上開始打字或列印下來再撰寫，當然電腦列印出來的格式也要A4的尺寸。

存證信函格式，請上中華郵政全球資訊網，網址：

http://www.post.gov.tw/post/index.jsp 

接著再點選→便民服務→下載專區→【存證信函格式】即可下載。

2.「寄件人」、「收件人」與「副本收件人」欄內的部分

(1)在存證信函的「寄件人」與「收件人」的欄位上分別寫出自己與對方的姓名、地址，最好也寫明自己的聯絡電話，方便對方聯繫。

如果自己或對方是公司行號，就要寫明公司行號的名稱、負責人姓名、營業所或事務所地址，有公司統一編號的話，也一併寫上。

(2)「副本收件人」的欄位可寫上相關的人或機構，如果沒有利害關係人需要通知，就可以不用寫。

3.「本文」欄內的部分

(1)每張存證信函的本文欄位分為十行，每行20格，若包括標點符號在內，每張可寫200個字，讀者可以完全不空格地從第一格開始寫。

(2)通常是先將原因關係依你所認知的事實來書寫，再將你所遭遇的狀況及你的憤怒與不滿表明在後。書寫這個部分時，要清楚地書明人（當事人）、事（事實經過）、時（發生的時間）、地（發生地）、物（標的物）等幾個要項，愈具體愈好，切忌曖昧不清。

※所以原因關係的描述：最好是以「時間」為主軸，再以期間的人、事、地、物貫穿於其上。

(3)簡單扼要地寫完原因關係後，接下來就是要表明你要主張的內容，寄件人務必要清楚寫明你的目的，例如：作買賣的，要求廠商應合理解決爭端的方式，就要寫清楚你是希望退貨、退款、解除契約還是要求減少價金等，千萬不要含糊、不清不楚。 

(4)催告性質的存證信函還要記得寫上期限，例如：請於文到三日內…如何如何，也就是限期對方在某某日前答覆或直接要求對方如何解決。

(5)最後則是書寫對方如不予理會，將採取的其他途徑，例如：訴訟、報警、報紙廣告等等方式（注意！手段必須合法），最後別忘了加句「以免訟累」或「請台端自重，希勿自誤」或「請台端衡量輕重，配合照辦，是祈」等句子做為結尾。

案例：以交通事故的例子來說，如果機車騎士因計程車司機超車不慎擦撞到機車，導致機車受損，肇事的運將雖然當場表示願意負擔修車費用，卻遲未支付，假如機車騎士想先以存證信函進行催討時，他在存證信函中就可以依上述的步驟來書寫：

本人（當事人中的被害人）於民國97年5月20日下午3時許（發生的時間），騎乘本人所有車號ABC－123之機車（標的物）行經台北市大安區新生南路與忠孝東路口時（發生地）與台端所駕駛之計程車發生擦撞事故，台端表明願意負擔本人的機車修理費用；惟迄今卻未見支付，台端又刻意迴避接聽本人來電（事實經過），特函告知修車費用共計新台幣六千元整，本人已先行墊付，收據如附件影本，請儘速匯款（表明目的），如於文到三日內未為清償（期限），本人將依法起訴求償，為免訟累，希勿自誤。

本案例的存證信函內容，未超過200字，所以一份存證信函只要用到一張就可以了。

因為存證信函存證費的首頁，郵局要收新臺幣50元，續頁起的每頁或有附件時，每張是以新臺幣25元計來價。

重點是，只要把事實、目的及要求寫清楚就好，內容要依事實陳述，要寫就要有效果，否則對方仍然可以反駁、甚至不理你的。所以不須加油添醋地儘寫一些無關本案情節或抒發不滿情緒的內容，免得浪費篇幅，和自己的荷包過意不去。

4.「備註」欄內的部分

寄件人除了要注意存證信函下方「備註」欄內的各項說明外，萬一存證信函的內容，文字有塗改增刪的必要時，應該在「備註」欄內註明訂正╱刪除╱插入何字，並由寄件人在修改的地方簽章，而且每頁塗改增刪的字數不得超過二十字。

存證信函格式，請上中華郵政全球資訊網【下載專區】，網址：

http://www.post.gov.tw/post/index.jsp 

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